Algemeen

Dit reglement is onafscheidelijk aan de statuten van de stichting Stichting Hulpproject Emmanuel. Het reglement is een uitwerking van de statuten en daaraan ondergeschikt.

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:
De stichting: de Stichting Hulpproject Emmanuel gevestigd te Brakel ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24352432.
De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte van 04-03-2019 bij notaris: Prakijk Hagen
Doel: de in de statuten opgenomen doelstelling van de stichting, zoals dat verder is uitgewerkt in dit reglement en beleidsplan.
Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 1 van de Statuten.
Donaties: alle financiële middelen die de stichting ontvangt voor de uitvoering van haar doel. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

​

Artikel 1 Beleid

Het beleid is vastgelegd en door de voorzitter opgesteld en vastgesteld beleidsplan:

1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd.

2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze onderling is

   goedgekeurd.

3. Het beleidsplan wordt aangenomen voor aanvang van het kalenderjaar, of uiterlijk binnen 6

   maanden in het nieuwe jaar.

4. Het beleidsplan bevat in ieder geval:

o inzage in hoe de stichting haar middelen werft
o inzage in het beheer van het eventuele vermogen van de stichting o inzage in de besteding van het vermogen en de middelen

 

​

Artikel 2 Het Bestuur

Het bestuur bestaat uit drie functies, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De werkzaamheden van de penningsmeester wordt gecontroleerd door een Kascommissie. In de Kascommissie voor 2019: Boaz Warnink.
Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.

Bestuursleden worden benoemd voor onbepaalde tijd. Zij kunnen onbeperkt maal worden herbenoemd.
Bestuursleden mogen vier jaar voor hun aanstelling niet veroordeeld zijn voor misdrijven, tenzij het bestuur hier nadrukkelijk van afwijkt.

 

​

Artikel 3 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur:

1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.

2. Neemt bestuursbesluiten.

3. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen.

4. Individuele bestuursleden kunnen uitgaven doen zonder maximum

5. Is bevoegd om personeelsleden aan te stellen.

6. Is bevoegd een deel van haar taken te delegeren aan een dagelijks bestuurder van de

   stichting, met uitzondering van de besluiten die zijn voorbehouden aan het bestuur.

7. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de

   jaarbegroting en de projectbudgetten.

 

 

De voorzitter:

1. Heeft algemene leiding van de stichting.

2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe.

3. Overlegt met officiële instanties.

4. Geeft leiding aan het bestuur.

5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.

6. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.

7. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.

8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten

   en dit huishoudelijk reglement.

9. Coördineert en stuurt activiteiten.

10. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan

    indien dit niet het geval lijkt.

​

De penningmeester:

1. Voert de financiële administratie.

2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.

3. Stelt financiële overzichten op.

4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.

5. Begroot inkomsten en uitgaven.

6. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in

   bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.

​

De secretaris:

1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

   • De datum en plaats van de vergadering.

   • De aanwezige en afwezige bestuursleden.

   • De verleende volmachten.

   • De genomen besluiten.

2. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.

​

​

Artikel 4 Procedure benoeming bestuur

1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.

2. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur, bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing.

3. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

 

Artikel 5 Besluiten van het bestuur

Ieder bestuurslid heeft één stem.
Minimaal twee bestuursleden kunnen besluiten nemen die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
Belangrijke besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen van de aanwezige bestuursleden tot een andere stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.

​

Artikel 6 Vergaderingen van het bestuur

Het bestuur vergadert ten minste 2 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.

​

Artikel 7 De agenda en notulen

1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen. De secretaris stelt de concept agenda op.

2. De secretaris mailt de conceptagenda voor aanvang van de vergadering door.

3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden

   hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.

4. De secretaris zorgt voor vastlegging van de besluiten genomen in de vergadering in conceptnotulen.

5. De opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

​

Artikel 8 Inbreng tijdens de vergadering

1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.

2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of

   doorgeschoven naar een volgende vergadering.

3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de

   vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

​

Artikel 9 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: o Donateurs, sponsoren en andere organisaties.

•       Eventuele media.

•       De overheid.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

​

​

Artikel 10 Inkomsten: donaties, subsidies

Legaten en erfstellingen kunnen uitsluitend onder voorbehoud van beschrijving worden geaccepteerd door het bestuur.
Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend worden aangevraagd na goedkeuring door het bestuur, hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de stichting aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden.

Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting. De stichting heeft daarbij nog een kleine contacte kas van maximaal €500.- voor de Shofar onderneming,
Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.

​

Artikel 11 Uitgaven en declaraties

Projectuitgaven kunnen worden betaald door het bestuur binnen de goedgekeurde projectplannen. Bestuursleden kunnen wel privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester.

Bestuursleden kunnen wel vacatiegeld declareren.

​

​

Artikel 12 Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

​

Artikel 13 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de stichting.

Aldus vastgesteld 26 mei 2020

​

​

​